MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN"Sistem Informasi Pergudangan Alfamart"

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Pergudangan Alfamart

DISUSUN OLEH :

NAMA :                                                                                NIM :

1.ABDUL RASYID                                                             12166217

2.ARIEF MAULANA                                                          12164448

3.HIJRI BAYANI                                                                  12165852

4.DINAR ASTIKA.W                                                          12165136

5.NURLAILA                                                                       12165140         

KELAS : 12.3A.37

UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMAIKA

SISTEM INFORMASI 

JAKARTA

2017

KATA PENGANTAR

Dengan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha esa, atas segala rahmat , hidayah dan bimbingan-nya , sehingga kami penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Penulisan makalah ini digunakan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Oleh karena itu, kami mengucapkan rasa terima kasih kepada  Ibu Novi selaku dosen pengajar mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Semoga bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada kami mendapat balasan serta karunia dari Allah SWT.

Kami menyadari penulisan makalah ini jauh dari sempurna , maka dari itu kami berharap saran dan kritik untuk kesempurnaan makalah ini.Kami berharap semoga makalah ini memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi kami dan pihak yang memerlukan.

                                                           

 Jakarta, 22 Oktober 2017

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................             i

KATA PENGANTAR.........................................................................             ii

DAFTAR ISI.........................................................................................             iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah..........................................................             1

1.2 Tujuan Riset.............................................................................             1

1.3 Batasan Masalah......................................................................             1

         1.4 Statistika Penulisan..................................................................             1

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pergudangan............................................................................             3

2.2 Jenis Layout Gudang Alfamart...............................................             3

2.3 Aktivitas Gudang....................................................................             10

2.4 Bukti Transaksi Pergudangan Alfamart...................................             11

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Data Perusahaan......................................................................             12

3.2 Visi Misi Perusahaan................................................................             12

3.3 Sejarah Perusahaan..................................................................             13

3.4 Struktur Organisasi Gudang....................................................             14

BAB IV PROSEDUR SISTEM BERJALAN

4.1 Permasalahan/Kendala.............................................................             15

    4.1.1 Permsalahan......................................................................             15

    4.1.2 Solusi Pemecahan Masalah...............................................             15

4.2 Tool Book Sistem Informasi....................................................             16

BAB V PENUTUP

       5.1 Kesimpulan.................................................................................             17

       5.2 Saran...........................................................................................             17

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................             18

LAMPIRAN..........................................................................................             19

PERTANYAAN WAWANCARA......................................................             20

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Dalam suatu perusahaan besar,gudang memiliki arti yang sagat penting bagi aliran barang dalam perusahaan.Gudang mempunyai peranan penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya,karena pada bagian gudang ini akan terjadi proses input menjadi output.Untuk mengelolah input menjadi output diperlukan adanya kegiatan operasional pergudangan,meningkatkan tertib administrasi,pengawasan baik dan diperlukan suatu sistem yang mendukung seluruh aspek yang berhubungan dengan proses yang terjadi dalam gudang,termasuk aspek sistem informasi pergudangan yang berfungsi mengelolah bahan-bahan dan barang hasil produksi.Dengan pengelolaan sistem informasi yang teratur maka diharapkan kegiatan yang berlangsng dapat berjalan dengan teratur.

Dari penjelasan tersebut,kami menjadi lebih tertarik untuk mengkaji lebih dalam kegiatan operasional pergudangan Alfamart.Kunjungan yang kami lakukan bukan haya untuk melakukan riset.Namun juga salah satu kegiatan pembelajaran kemahasiswaan yang tidak akan kita dapatkan dari kampus dan dosen.

1.2Tujuan Riset

a.       Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen sebagai pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 3 (tiga) jurusan Manajemen Informatika BSI.

b.      Untuk menambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan.Jadi,dengan adanya tugas riset ke instansi kepihak swasta diharapkan mahasiswa dapat mengimplementasikan kedalam dunia usaha pada saat selesai study nanti serta dapat menambah pengalaman dan pengetahuan yang setidak nya untuk kami ataupun rekan-rekan kami.Ini merupakan  kesempatan untuk melakukkan riset pembelajaran kami di perusahaan swasta.

1.3 Batasan Masalah

Karena pembahasan dari system informasi manajemen amat luas,maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini yaitu:

a.       Konsep dari sistem informasi manajemen.

b.      Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi/perusahaan mengelola sistem informasi manajemennya sendiri

1.4 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam penulisan Tugas Akhir,penulis membuat sistematika penulisan

a.       Bab I Pendahuluan

Berisi tentang latar belakang,identifikasi dan perumusan masalah

b.      Bab II Landasan Teori

Berisi tentang teori tori pendukung penganalisaan dan pengembangan sistem.

c.       Bab III Profil Perusahaan

Berisi tentang data data perusahaan yang diriset.

d.      Bab IV Prosedur Sistem Berjalan

Berisi tentang permasalahan/kendala serta solusi pemecahan masalah

e.       Bab V Penutup

Berisi tentang kesimpulan hasil analisa dan rancangan sistem dalam rangka menjawab tujuan penelitian yang diajukan, serta saran-saran yang penulis berikan untuk lebih memaksimalkan kinerja sistem baru.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 PERGUDANGAN

Pergudangan yang efektif dan efisien adalah kemampuan beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman.Gudang adalah tempat kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan semua produk pabrik.Fungsi dari aktivitas gudang adalah memelihara dan melindungi barang sampai digunakan, dapat dibedakan menjadi 4 bagian, yaitu :

1.      Gudang Operasional

Adalah gudang yang menyimpan bahan baku, barang setengah jadi ataupun barang-barang dalam proses produksi. Barang ini disiapkan untuk digunakan dalam proses produksi berikutnya.

2.      Gudang Perlengkapan

Merupakan gudang untuk menyimpan perkakas kerja, bahan pelumas atau barang lainnya yang diperlukan dalam proses produksi dan tidak ditemukan kembalu di dalam produk akhir. Barang – barang ini digunakan dalam proses produksi, setelah itu dikembalikan lagi ke gudang.

3.      Gudang Pengiriman

Adalah tempat penyimpanan untuk hasil proses produksi yang biasanya disebut dengan gudang barang jadi ( warehouse )

4.      Gudang Musiman

Adalah gudang yang diperlukan oleh industri tertentu secara musiman sehingga harus memiliki tempat penyimpanan.

Perusahaan harus menguji pentingnya pelayanan pelanggan dan pertimbangan financial. Untuk itu perlu mengenal jenis-jenis pergudangan umum yang ada agar dapat membandingkannya nanti dengan pergudangan alfamart .Terdapat 6 jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu :

1.      Gudang barang dagang umum

Merupakan gudang barang hasil pabrik, tipe gudang ini kemungkinan merupakan bentuk yang paling lazim. Tipe ini dirancang  untuk digunakan oleh pengusaha pabrik, distributor dan para pelanggan untuk menyimpan praktis berbagai jenis produk.

2.      Gudang penyimpan yang bersifat dingin

Gudang ini menyediakan lingkungan penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya. Umumnya, digunakan untuk menyimpan barang-barang yang tidak tahan lama seperti buah-buahan dan sayur-sayuran, barang-barang farmasi, kertas fotografik dan barang-barang lain yang membutuhkan tipe fasilitas ini.

3.      Gudang dengan bea/pajak ( bonded warehouse )

Barang-barang seperti tembakau dan minuman beralkohol impor disimpan di gedung ini. Meskipun pemeritah memegang kendali barang-barang tersebut sampai disalurkan ke pasaran, saat ini juga importir harus membayar kewajiban cukai kepada pemerintah. Keuntungan dari gudang ini adalah tidak perlu membayar bea impor dan pajak pembelian sampai barang dagangan terjual.

4.      Gudang barang rumah tangga

Digunakan untuk penyimpanan property pribadi. Properti ini secara khusus disimpan dalam jangka panjang yang sifatnya sementara. Dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa jenis alternatiif penyimpanan :

1.      Konsep penyimpanan terbuka

2.      Ruang pribadi atau kubah penyimpanan

3.   Penyimpanan wadah

5.      Pergudangan penyimpanan barang penting

Pergudangan penyimpanan barang penting ( bulk storage) memberikan tangki penyimpanan cairan dan penyimpanan terbuka atau tersembunyi untuk produk kering seperti batu bara dan barang-barang kimia.

6.      Pergudangan penyimpanan barang khusus

Pergudangan komoditas khusus digunakan untuk produk pertanian khususnya seperti butir padi, wol dan katun. Biasanya masing-masing gudang ini menyimpan satu jenis produk dan menawarkan pelayanan sepesial terhadap produk itu.

Ada tiga keperluan akan adanya sistem gudang yaitu sebagai berikut :

1.      Pertimbangan pelayanan pelanggan

Antara pengiriman dari gudang kepelangggan akan memakan waktu, sehingga penjualan mungkin akan berkurang jika pengiriman yang cepat tidak diberikan. Jika beberapa gudang disediakan, barang-barang dapat disediakan tepat pada waktunya.

2.      Pertimbangan Produksi

Kebutuhan akan barang selalu bervariasi secara musiman dengan ketidakpastian. Tanpa persediaan, barang-barang tidak akan tersediakan untuk penjualan pada saat-saat tertentu bilamana laju produksi meningkat. Oleh karena itu, gudang dapat melindungi produksi terhadap fluktuasi dan ketidakpastian dalam permintaan.

3.      Pelindungan Terhadap Espektasi di masa datang

Ada saat perusahaan membeli stok lebih banyak dari pada yang dibutuhkan/permintaan pelanggan, karena stok dapat dibeli dengan harga murah dibandingkan jika harus membeli pada saat kekurangan stok. Oleh karena itu, persediaan yang ada digudang akan digunakan sebagai perlindungan terhadap kondisi dimasa mendatang dan untuk itu kapasitas gudang harus disediakan untuk akomodasi stok-stok ini.

2.1.1 Fungsi-Fungsi Pergudangan

Pergudangan  memiliki 3 fungsi dasar ; perpindahan (movement), penyimpan (storage), dan tranfer informasi (informasi transfer).

1.Perpindahan (movement)

Fungsi perpindahan dapat dibagi lagi menjadi beberapa aktivitas, meliputi :

a.       Penerimaan (Receiving)

Meliputi pembongkaran produk aktual dari pengangkutan, pembaharuan catatan persediaan pergudangan, pemeriksaan kerusakan, verifikasi perhitungan barang pesanan dengan catatan pengiriman.

b.      Meliputi pemasukan produk ke dalam gudang untuk penyimpan, perpindahan ke daerah – daerah untuk spesialisasi pelayanan seperti konsolidasi dan perpindahan untuk pengiriman luar.

c.       Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan (Customer order picking or order selection)

Merupakan aktivitas perpindahan utama dan melibatkan pengelompokan produk ke dalam bermacam-macam keinginan pelanggan.

d.      Cross-docking

Cross-docking menjalankan aktivitas penyimpanan dengan mentransfer barang secara langsung yang berasal dari penerimaan barang dari satu tempat menuju tempat pengiriman atau tempat luar. Operasi cross-docking akan menghindari penyisihan, penyimpanan dan pengambilan pesanan. Transfer informasi akan menjadi sangat penting karena diperlukan koordinasi pengiriman.

e.       Pengiriman (shipping)

Aktivitas perpindahan terakhir adalah pengirim meliputi pengeluaran produk dan perpindahan sekumpulan pesanan di atas perlengkapan pengangkutan, pengaturan catatan persediaan dan pemeriksaan pesanan untuk di kirim ke tempat tujuan.

2.Penyimpanan (storage)

Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan semipermanen :

a.       Penyimpanan sementara menekankan gerakan fungsi pergudangan dan termasuk penyimpanan produk yang hanya perlu bagi perlengkapan dasar persediaan. Tingkat penyimpanan persediaan sementara bergantung pada sistem desain logistic dan pengalaman variabilitas dalam lead time serta permintaan. Tujuan dari cross-docking hanya menggunakan fungsi penyimpanan sementara dari pergudangan.

b.      Penyimpanan semipermanen merupakan penyimpanan persediaan lebih dari yang dibutuhkan dari perlengkapan normal. Ini juga berhubungan dengan penyangga atau stock pengaman.

3.Transfer Informasi

Tranfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi penyimpanan. Manajer selalu memerlukan informasi baru yang akurat sebab mereka berusaha untuk selalu mengelola dan mengetahui aktivitas pergudangan. Organisasi-organisasi makin bergantung pada transfer informasi terkomputerisasi yang menggunakan electronic data interchange (EDI), internet dan barkoding untuk memperbaiki kecepatan dan keakuratan transfer informasi.

2.1.2 Lokasi Penyimpanan dan Kebutuhan Gudang

            Ada dua faktor yang perlu diingat dalam menentukan lokasi penyimpanan dan ruangan yang diperlukan di gudang, yaitu :

1.      Faktor Komoditi

a.       Kesamaan

Pada umumnya bahan disimpan menurut kelas-kelas. Bahan-bahan akan dikelompokkan satu sama lain berdasarkan apa yang dipesan, dikirim atau deterima yang disimpan bersama-sama.

b.      Popularitas

Perputaran dan aktivitas relative bahan adalah faktor lain yang dipertimbangkan dalam pemilihan lokasi penyimpanan dari item khusus. Biasanya bahan-bahan yang mempunyai perputaran cepat, disimpan di depan dan yang lambat disimpan lebih jauh.

c.       Ukuran

Tidak hanya ukuran dari individu bahan, tetapi ukuran kuantitas juga penting dalam penentuan lokasi penyimpanan dan ruang yang diperlukan.

d.      Karakteristik

Karakteristik dari bahan juga harus dipertimbangkan. Setiap komoditi yang disimpan akan disesuaikan terhadap faktor yang logis sebagai suatu dasar untuk penentuan lokasi yang sesuai di tempat penyimpanan.

2. Faktor Ruang

Dimana setiap ukuran dan tataletak setiap gudang bisa dimanfaatkan dengan baik dan secara maksimal dimana setiap sisi ruangan gudang yang akan digunakan akan terasa mendukung untuk beraktivitas didalamnya tanpa membahayakan pekerja gudang.

2.1.3 Manfaat Gudang Alfamart

Untuk menyatakan manfaat gudang alfamart dalam logistik penulis membedakannya dari 2 sudut pandang yaitu dari sudut pandang ekonomi dan pelayanan.

a.       Manfaat Ekonomi (Economi benefit)

        Manfaat gudang dari segi ekonomi yaitu keseluruhan biaya logistik mengalami penurunan dengan adanya pemanfaatan satu atau beberapa fasilitas gudang. Ada empat jenis manfaat  ekonomi dari segi pemanfaatan gudang yang dilihat oleh penulis, yaitu ;

1.      Consolidation

Pemanfaatan gudang sebagi consolidation yaitu gudang berfungsi sebagai tempat penerimaan dan konsolidasi material dari beberapa manufaktur (produsen) sebelum selanjudnya akan didistribusikan kepada konsumen dalam transportasi tunggal.

2.      Processing/postponement

Pemanfaatan gudang sebagai Processing atau postponement yaitu pada gudang alfamart dilakukan proses penundaan dengan melakukan proses manufaktur ringan terhadap produk.

3.      Stockpilling

Pemanfaatan gudang yang berfungsi untuk menyimpan produk yang sifatnya musiman. Ketika tiba musim dimana jumlah permintaan akan produk tinggi dengan adanya gudang maka produk dapat didistribusikan kepada konsumen.

b.      Manfaat Pelayanan Gudang Alfamart

        Manfaat pelayanan yang diperoleh dengan pemanfaatan gudang dalam logistik mungkin tidak dapat mengurangi biaya, namun dapat memperbaiki pelayanan dengan mengurangi waktu pengiriman dan kapabilitas tempat. Berikut ini adalah penjelasannya ;

1.      Spot Stock

Pemanfaatan gudang yang digunakan dalam saluran distribusi, khususnya untuk produk personal. perusahaan memilih menempatkan produk digudang untuk mengurangi waktu pengiriman produk ke setiap gerai alfamart.

2.      Assortment

Pemanfaatan gudang yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan kombinasi produk.

3.      Mixing

Pemanfaatan gudang yang hampir sama dengan break bulk. Namun, dalam mixing melibatkan beberapa manufaktur atau supplier yang berbeda.

4.      Market Presence

Pemanfaatan gudang dengan adanya gudang lokal seperti gudang alfamart medan yang posisinya lebih dekat dengan gerai/konsumen yang berada di wilayah sekitar medan yang diharapkan dapat memberikan respon yang lebih baik terhadap kebutuhan konsumen dengan mengirimkan produk lebih cepat kepada konsumen.

2.2 Jenis Layout Gudang Alfamart

              Perencanaan kapasitas gudang sangatlah penting di pertibangkan saat ingin melakukan pendirian suatu gudang. Dengan memperkirakan besarnya arus barang, maka akan direncanakan pula besarnya gudang. Selain ditentukan oleh besarnya ruangan, kapasitas gudang juga ditentukan oleh cara mengatur letak barang yang akan disimpan (layout ruang gudang). Gudang dengan tata ruang sembarangan tentunya akan kurang efisien dibandingakan dengan gudang yang tata ruangannya diatur dengan baik. Layout pergudangan alfamart akan dinyatakan berdasarkan arus keluar masuknya barang, yaitu layout “L” arus barang berbentuk  “L”. Proses keluar masuk barang melalui lorong atau gang yang tidak terlalu berkelok-kelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif cepat. Lokasi barang yang akan disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving yaitu barang yang sirkulasinya cepat dan slow moving yaitu barang yang yang sirkulasinya lambat. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar, sebaliknya juga barang yang bersifat slow moving disimpan di lokasi dekat pintu masuk.

2.3 Aktivitas Gudang

              Setiap aktivitas yang dilakukan tentunya berupaya memberikan ‘value added’ terhadap aktivitas yang dilakukan atau barang yang disimpan di gudang. Bila aktivitas pergudangan ini di uraikan degan pendekatan sestem maka akan terdapat tiga elemen penting, input – proses – output. Secara garis besar dapat di ilustrasikan pada gambar berikut ini:

                                                                                   

                

Bila diperinci, maka dalam setiap elemen sistem tesebut terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan di gudang. Aktivitas – aktivitas yang dilakukan tersebut adalah tampak pada gambar berikut

       

 

Rangkuman aktivitas gudang di atas,secara umum alur aktivitas yang dilakukan di gudang alfamart adalah sebagai berikut :

1.      Mobil suplier datang

2.      Suplier melapor kebagian administrasi penerimaan suplier dan menunggu di parkiran tunggu yang telah disediakan.

3.      Suplier dipanggil oleh pihak administrasi

4.      Isuing, Suplier melakukan pemindahan barang, karyawan menerima dan memeriksa barang dan diletakkan pada pallet yang ukurannya 80cm-100 cm dan 100cm-120cm

5.      Barang diberikan barcode

6.      Mobil angkutan menscan barcode dan langsung mengantarkan barang ke rak yang terdiri dari 28 rak dan tiap rak memiliki 8 tingkatan.

7.      Barang Disimpan.

8.      Pada sistem yang telah komputerisasi yaitu setiap toko akan melakukan pemesanan barang sendiri kegudang maka gudang akan menentukan barang apa yang akan diambil dan dikirim ke toko.

9.      Order Picking, proses pemindahan barang dari gudang untuk memenuhi permintaan tertentu.

10.  Packaging and/or pricing, proses pengambilan item produk tertentu dan dilakukan pengemasan dan diberi label harga.

11.  Unitizing and shiping, proses pemeriksaan kesempurnaan pesanan, pengepakan barang sesuai dengan kebutuhan pengangkutan, mempersiapkan shipping document, packing list, address label, dan bill of loading dan biasanya dalam bentuk barcode

12.  Dan yang terakhir adalah loading trucks.

13.  Barang dikirim dengan menggunakan truck angkutan.

2.4 Bukti Transaksi Pergudangan Alfamart

1.     PO (Permintaan Order), bukti transaksi permintaan order produk dari gudang kepada suplier.

2.     Faktur yang dikirim dari suplier Surat penerimaan order

a.       Dokumen penerimaan barang

b.      Kartu gudang

c.       Faktur yang dikirim oleh supplier

d.      Barcode penerimaan barang

e.       Nota retur barang

f.       Surat jalan toko

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Data Perusahaan

            Nama   :PT.Alfaria Trijaya Tbk 

Cabang  :Alfamart Kayu Jati

            Alamat   :Jln.Kayu Jati 111,RT/RW 01/04,Rawamangun,Pulogadung

            Nama Pendiri Alfamart :Djoko Susanto

            Kepala Gudang :Riyanto

            Stock Keeper :Ahmad Pajirin

            Helper :Bagus Adi,s

            Kasir 1 :Mumuk

            Kasir 2 :Uway

Head Office  :Cikokol Jl.MH.Thamrin No.9 CBikokol Tangerang  Banten , Indonesia.

Indonesia Phone  :021-5575-5966

Fax  :5575 - 54918

Alfamart(IDX:AMRT) adalah jaringan toko swalayan yang memiliki banyak cabang di Indonesia.Gerai ini umumnya menjual berbagai produk makanan,minuman,dan barang kebutuhan hidup lainnya.Lebih dari 200 produk makanan dan barang kebutuhan hidup lainnya tersedia dengan harga bersaing,memenuhi kebutuhan konsumen sehari-hari.Dengan trademark Alfa, yang kini sahamnya dimiliki oleh PT. Sumber Alfaria Trijaya. Saat ini Alfamart sudah memiliki lebih dari 1000 gerai Indonesia.

3.2 Visi Dan Misi Perusahaan

1.      Visi Perusahaan

Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas berorientasi kepada pemberdayaan usaha kecil,memnuhi kebutuhan,harapan konsumen serta mampu bersaing secara global.

2.      Misi Perusahaan

1.      Memberikan kepuasan pada pellanggan /konsumen dengan berfokus pada  produk pelayanan yang berkwalitas unggul.

2.      Selalu menjadi yang terbaik  dalam segala hal yang dilakukkan dan selalu menegakkan tingkah laku/etika bisnis yang tertinggi.

3.      Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh kembangkan jiwa wisatawan dan kemitrausahaan.

4.      Membangun organisasi global yang terpercaya,tersehat dan terus tumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan,pemasok,karyawan dan masyarakat umum.

 3.3  Sejarah Perusahaan

Alfamart merupakan salah satu perusahaan retail local yang saat ini menjadi yang terbaik di Indonesia, hal ini dapat dibuktikan dengan semakin banyaknya penghargaan yang diraih dalam kurun waktu 15 tahun sejak didirikanya perusahaan ini.

Tahun 1989  : berdiri sebagai perusahaan dagang aneka prodak oleh Djoko Susanto dan keluarga yang kemudian mayoritas kepemilikanya di jual kepada PT. HM Sampoerna pada Desember 1989.

Tahun 1994 : Struktur kepemilikanya berubah menjadi 70% PT. HM. Sampoerna Tbk dan 30% PT. Sigmantara Alfindo ( keluarga Djoko Susanto )

Tahun 1999  :Alfa Minimart pertama mulai beroprasi di jl. Beringin Jaya, Karawaci, Tangerang, Banten.

Tahun 2003  :Alfa Minimart menjadi Alfamart.

Tahun 2005  :jumlah gerai Alfamart bertumbuh pesat menjadi 1.293 gerai hanya dalam enam tahun, semua toko ada di pulau jawa.

Tahun 2006  :PT. HM. Sampoerna Tbk menjual sahamnya, sehingga struktur kepemilikanya menjadi PT. Sigmantara Alfindo ( 60% ) Cakrawala Mulia Prima ( 40% ). Mendapat sertifikat ISO 9001:2000 untuk System Manajemen Mutu.

Tahun 2007 : Alfamart sebagai jaringan Minimarket pertama di Indonesia yang memperoleh sertifikat, jumlah gerah mencapai 2000 toko, memasuki pasar Lampung.

Tahun 2009  :Menjadi perusahaan publik pada tanggal 15 januari 2009 di Bursa Efek Indonesia, gerai mencapai 3000 toko, memasuki pasar bali,

Januari 2010 : jumlah gerai lebih dari 3500 toko.

       

3.4 Struktur Bagian Gudang

1.Kepala Gudang :

a.       Melakukan penerimaan barang dan meneliti apakah barang yang sesuai dengan faktur   pembelian dan surat pesanan.

b.      Mengecek kesesuaian antara surat pesanan (SP) pembelian dengan fakturnya.

c.       Membuat Bukti Barang Masuk (BBM).

d.       Membuat laporan bulanan stock barang kepada direktur logistik.

e.       Menyiapkan barang sesuai dengan surat pesanan (SP) dari relasi untuk dikirim.

f.       Mengkoordinir bagian stock keeper dan helper.

g.      Membuat surat permintaaan barang yang ditujukan kepada direktur logistik.

2.Stock Keeper :

a.       Menjaga keamanan harta perusahaan dan dokumen penting yang berada dalam pengelolaannya.

b.      Melakukan pengiriman barang ke relasi sesuai dengan faktur penjualan tepat waktu.

c.       Menerima barang retur penjualan dan expired date dari relasi untuk diserahkan ke kepala gudang.

d.      Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kerja kepada kepala gudang. Menjaga keamanan barang sampai tujuan.

3.Helper (Anak Gudang) :

a.       Membantu stock keeper dan kepala gudang dalam memasarkan produk yang ditawarkan.

b.      Membantu secara langsung dalam pengiriman barang ke relasi.

c.       Menerima barang yang diserahkan oleh bagian stock keeper untuk dipasarkan.

d.      Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kerja kepada kepala gudang. Melaporkan jika barang tersebut telah dikirim

Struktur Gudang

Kepala Gudan Riyanto

Stock Keeper Ahmad Pajirin

Helper Bagus Adi,s

 

 

   

BAB IV

PROSEDUR SISTEM BERJALAN

4.1 Permasalahan/Kendala

 4.1.1 Permasalahan

Permasalahan atau kendala yang sering terjadi,sebagai berikut:

1)      Ruang yang terbatas

2)      Pekerja yang tidak jujur

3)      Akurasi data

4)      Gudang yang berntakan

4.1.2 Solusui pemecahan Masalah

a.       Ruang yang terbatas

Harga lahan yang semakin meningkat menjadi salah satu kendala yang menyebabkan terbatasnya ketersediaan ruang untuk pergudangan.Meskipun begitu,untuk mengatasi masalah tersebut akan lebih baik jika membeli halaman untuk ruang yang lebih besar karena kegunaannya juga untuk jaka panjang.

b.         Pekerja yang tidak jujur

Apabila terdapat pekerja yang tidak jujur di gudang anda, sangat mungkin barang-barang di gudang anda akan hilang (meskipun dalam jumlah yang kecil) sehingga anda tidak menyadarinya. Setelah anda mengakumulasikan seluruh barang yang hilang, barulah anda akan menyadari berapa banyak kerugian yang telah anda alami.Untuk mengatasi permasalahan tersebut sebaiknya pengawasan harus lebih ditingkatkan lagi baik secara langsung ataupun pengawasan memalui cctv.

c.          Akurasi data

Data anda sering kali tidak akurat atau tidak sesuai dengan jumlah barang yang ada dalam gudang anda.Masalah ini sangat mungkin muncul karena pergerakan barang yang masuk dan keluar dari gudang anda tidak terlacak secara detail oleh data yang anda simpan.Untuk mengatasi permasalahannya maka harus melakukan perhitungan berkala pada periode tertentu untuk sebagian jenis barang yang mewakili karakteristik barang yang ada.

d.         Gudang yang berantakan

Permasalahan ini cukup sering terjadi dan dapat terlihat kasat mata.Untuk itu harus ada pekerja khusus untuk membersihkan area pergudangan.

 

4.2 Tool Book Sistem Informasi

Tool blok perusahaan yang ditetapkan adalah:

1.      Blok input: alat untuk menerima data.

Contohnya: keyboard,mouse,scanner digital,dll.

2.      Blok output: alat yang menghasilkan keluaran.

Contoh :printer.

3.      Blok model :menyangkut materi pemograman,aplikasi sains yang digunakan pemograman yang menggunakan rumus matematika yang sulit aplikasi bisnis untuk mengelolah data.

Contohnya:excel,pemograman visual basic 6.0 dan alfa pos.

4.      Blok tehnologi:tingkat teknologi yang diperlukan system informasi termaksud pengguna internet.

Contohnya: penerimaan dan pengiriman data melalui FTP toko.

5.      blok control: aspek pengamanan system informasi.

a.       Pengamanan fisik menyangkut pengamanan terhadap kebakaran,gempa bumi.contohnya:pemadam kebakaran,alarem toko,kamera cctv,mati listrik dll.

b.      Pengamanan non fisik menyangkut pengamanan terhadap serangan virus pada software dan server.contohnya: system pertahanan computer dilindungi dengan serangan virus dan paswoord pada setiap systemnya. 

 

  

BAB V  PENUTUP

 

5.1  Kesimpulan

Berdasarkan pemaparan dari pembahasan diatas,maka penulis menyimpulkan beberapa hal,yakni:

1.      Gudang adalah tempat kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan semua produk pabrik,serta memiliki fungsi dan manfaat yang banyak dan baik bagi perusahaan khususnya bagi Pergudangan alfamart,sehinggan sangat penting bagi suatu perusahaan memiliki sistem pergudangan yang baik.

2.      Melihat pentingnya sebuah gudang dan kompleksnya penanganan dalam mengatur gudang tersebut,maka diperlakukan manajement sistem pergudangan yang serius dan terampil agar dapat mengatur dan mengendalikan gudang dengan efektif karena kesalahan kecil apapun akan menimbulkan masalah yang dapat menggannggu bagian lain dari sistem logistic.

5.2  Saran

Dalam sistem pergudangan masih banyak terdapat kendala yang belum terpecahkan salah satunya permasalahan audit dimana proses auditing menjadi cukup sulit bagi yang menggunakan gudang manual.Dengan kemajuan teknologi dimasaa sekarang semoga kedepannya pergudangan alfamart dapat lebih memanfaatkan teknolgi yang lebih baik untuk mengatasi permasalahan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Wawancara

Google.com

 

Lampiran

 -----

Pertanyaan Wawancara

   Siapa pendiri Alfamart?

  Bagaimana awal mula terbentuknya Alfamart?

3.      Sudah berapa tahun Alfamart mulai beroperasi?

4.      Apa visi Alfamart?

5.      Apa misi Alfamart?

6.      Ada berapa macam struktur organisasi bagian gudang Alfamart ?

7.      Bagaimana prosedur sistem berjalannya Alfamart?

8.      Apa fungsi Gudang?

9.      Apa saja alur aktivitas yang di lakukan di gudang Alfamart?

10.  Bagaimana sistem kerja pergudangan?

11.  Apa manfaat dari sistem pergudangan?

12.  Apa yang menjadi faktor dalam menentukan lokasi penyimpanan di gudang?

13.  Adakah yang menjadi kendala di dalam sistem pergudangan alfamart dan bagaimana cara mengatasinya?